E-Rechnung
E-Rechnung kostenlos erstellen: XRechnung und ZUGFeRD online
Formular ausfüllen, Format wählen, Datei herunterladen. Aus Ihren Angaben entsteht eine XRechnung (UBL oder CII) oder ein ZUGFeRD-PDF, und bevor Sie sie bekommen, prüft sie der offizielle KoSIT-Validator. Auch für Kleinunternehmer, Reverse Charge, Skonto und Rechnungskorrekturen.
Kostenlos · ohne Anmeldung · 10 Rechnungen am Tag · jede Datei mit dem KoSIT-Validator geprüft
- 1Ihre Angaben, den Empfänger und die Positionen eintragen. Summen und Umsatzsteuer rechnet das Formular mit.
- 2Format wählen: ZUGFeRD-PDF für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden und Portale.
- 3„E-Rechnung erstellen und prüfen“: Die Datei wird erzeugt, gegen das Regelwerk geprüft und heruntergeladen.
Was eine E-Rechnung ist, und warum Word nicht reicht
Eine E-Rechnung ist seit 2025 im Umsatzsteuergesetz eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, die Software ohne Abtippen einlesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF aus Word oder Excel ist dagegen nur ein Bild der Rechnung: lesbar für Menschen, aber keine E-Rechnung.
Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie sie im inländischen Geschäft mit anderen Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab dem 1. Januar 2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 € sind vom Ausstellen ausgenommen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide sind gültige E-Rechnungen mit denselben Inhalten. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei: Behörden und ihre Portale (ZRE, OZG-RE) verlangen meist genau diese, und die Software des Empfängers liest sie ein. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselbe XML steckt: Menschen lesen das PDF, Software die XML. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl, weil jeder die Datei öffnen kann.
Das ZUGFeRD-PDF dieses Formulars trägt das Profil XRECHNUNG. Die eingebettete XML erfüllt damit dieselben Regeln wie eine XRechnung und wird mit demselben Regelwerk geprüft.
Was das Formular abfragt, und warum
Ein paar Felder kennt man von der Papierrechnung nicht. Die XRechnung verlangt eine elektronische Adresse für Absender und Empfänger, bei kleinen Unternehmen meist die E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen. Sie verlangt einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail. Und sie verlangt eine Käuferreferenz: bei Behörden die Leitweg-ID, sonst eine Bestell- oder Kundennummer, die der Empfänger Ihnen nennt.
Die Umsatzsteuer wählen Sie je Position in gewohnten Worten (19 %, 7 %, Reverse Charge, Ausfuhr …). Den Code, den die Norm dafür will, und den gesetzlichen Hinweistext setzt das Formular. Als Kleinunternehmer genügt ein Häkchen, dann trägt jede Position den Hinweis nach § 19 UStG. Skonto wird in der Form eingetragen, die Buchhaltungen automatisch lesen.
Geprüft, bevor Sie die Datei bekommen
Jede Datei durchläuft vor dem Download den Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, mit dem aktuellen Regelwerk. Es ist dieselbe Prüfung, die Behördenportale und viele Empfänger vornehmen. Sie bekommen also nur Dateien, die diese Prüfung bestehen; das Ergebnis nennt Regelwerk und Szenario.
Lässt das Regelwerk eine Rechnung so nicht zu, entsteht keine Datei. Stattdessen sehen Sie jede verletzte Regel mit ihrem Code und einer Erklärung in Klartext, was zu ändern ist.
Was mit Ihren Angaben passiert
Zum Erstellen und Prüfen gehen Ihre Angaben an unseren Server in der EU. Dort wird die Rechnung im Arbeitsspeicher erzeugt, geprüft und an Sie zurückgegeben; gespeichert wird sie nicht. Für die 10 Rechnungen am Tag zählt der Server im Arbeitsspeicher mit, wie viele heute von Ihrer IP-Adresse kamen; um Mitternacht wird der Zähler verworfen. Wenn Sie es ankreuzen, merkt sich Ihr Browser das Formular auf Ihrem Gerät, damit Ihre eigenen Angaben für die nächste Rechnung bereitstehen. Ohne Häkchen bleibt dort nichts.
Aufbewahren müssen Sie die Rechnung selbst, als die Datei, die Sie verschickt haben: Das Formular ist kein Archiv und versendet nichts.
Was es nicht kann
Innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren in ein anderes EU-Land fehlen: Das Regelwerk verlangt dafür eine Lieferanschrift, die das Formular noch nicht abfragt. Reverse Charge für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland geht. Rechnungen sind in Euro. Versand, Archiv und Peppol gehören nicht dazu.
PDF aus Word, XRechnung, ZUGFeRD
Was die drei Formate können, nach dem Stand von Oktober 2026:
| PDF aus Word/Excel | XRechnung | ZUGFeRD-PDF | |
|---|---|---|---|
| Was es ist | Bild einer Rechnung | XML-Datei nach EN 16931 | PDF/A-3 mit der XML darin |
| Für Menschen lesbar | ja | mit einem Viewer | ja |
| Von Software einlesbar | nein | ja | ja |
| E-Rechnung im Sinne des UStG | nein | ja | ja (Profil XRECHNUNG) |
| Für Behördenportale | nein | ja | je nach Portal |
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen im Inland noch Papier- und PDF-Rechnungen schicken, Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach zählt im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen nur noch die E-Rechnung.
Häufige Fragen
Wie kann ich kostenlos eine E-Rechnung erstellen?
Mit diesem Formular: Angaben eintragen, XRechnung oder ZUGFeRD wählen, auf „E-Rechnung erstellen und prüfen“ klicken. Die Datei wird erzeugt, mit dem KoSIT-Validator geprüft und heruntergeladen, ohne Anmeldung. Ohne Konto sind 10 Rechnungen am Tag möglich; mit einem kostenlosen Konto geht es im Formular weiter, auf das Monatskontingent des Kontos.
Kann ich eine E-Rechnung erstellen, ohne Software?
Ja. Dieses Formular läuft im Browser, ohne Installation und ohne Konto. Für einzelne Rechnungen genügt das; wer viele schreibt, ist mit einer Rechnungssoftware oder der API besser bedient, die dieselben Dateien erzeugt.
Kann ich mit Word eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Word und Excel erzeugen ein PDF, also ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung braucht die Daten in einem strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD), das nur ein Generator wie dieser, eine Rechnungssoftware oder eine API erzeugt.
Kann man eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln?
Nicht durch Umwandeln der Datei: Ein gewöhnliches PDF enthält die Rechnungsdaten nicht in der Form, die eine E-Rechnung braucht. Die Angaben müssen einmal in ein Formular wie dieses. Daraus entsteht auf Wunsch wieder ein PDF, das dann E-Rechnung ist: ZUGFeRD, mit der XML darin. Ob ein PDF schon ZUGFeRD ist, zeigt unser ZUGFeRD Viewer.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit derselben XML darin. Inhaltlich sind beide gleichwertig. Behörden verlangen meist die XRechnung, Geschäftskunden kommen mit ZUGFeRD oft besser zurecht, weil sie das PDF ohne Software lesen können.
Was muss auf einer E-Rechnung stehen?
Dasselbe wie auf jeder Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die XRechnung verlangt zusätzlich elektronische Adressen, einen Ansprechpartner und eine Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, sie dürfen aber E-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen sie sie seit 2025 wie jedes Unternehmen. Im Formular genügt das Häkchen „Kleinunternehmer“, dann trägt die Rechnung den gesetzlichen Hinweis.
Welche Unternehmen müssen ab 2027 elektronische Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 alle, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer.
Wie verschicke ich die E-Rechnung?
An Unternehmen meist als Anhang einer E-Mail an die Adresse, die der Empfänger dafür nennt. Rechnungen an Bundesbehörden gehen über deren Portale (ZRE oder OZG-RE) oder über Peppol; dort laden Sie die XRechnung hoch.
Ist die erstellte Rechnung wirklich gültig?
Sie besteht die Prüfung mit dem offiziellen KoSIT-Validator, sonst bekämen Sie sie nicht: Das Ergebnis nennt Regelwerk und Szenario. Ob Ihre Angaben inhaltlich stimmen, etwa Steuersatz und Leistungsbeschreibung, kann keine Prüfung wissen; das bleibt Ihre Sache.