Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Dmytro Yalanskyi Klary Labyk St, 10, Uzhhorod, 88000, Ukraine E-Mail: datenschutz@normapi.de

Hosting

Diese Website und die Prüf-API werden von der WIIT AG, Joachim-Erwin-Platz 3, 40212 Düsseldorf, in deren Rechenzentren in Düsseldorf betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten: Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und User-Agent. Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechnungsprüfung

Hochgeladene Rechnungen werden ausschließlich im Arbeitsspeicher geprüft und unmittelbar nach der Prüfung verworfen. Es findet keine Speicherung des Rechnungsinhalts statt, und die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO — Durchführung der von Ihnen angeforderten Prüfung.

Rechnungserstellung

Wenn Sie mit dem Formular „E-Rechnung erstellen“ eine Rechnung erzeugen, gehen die eingegebenen Angaben — darunter Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen — an unsere API. Dort wird die Rechnung im Arbeitsspeicher erzeugt, geprüft und an Ihren Browser zurückgegeben; danach werden die Angaben verworfen. Es findet keine Speicherung statt, und die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO — Durchführung der von Ihnen angeforderten Erstellung.

Ohne Konto sind 10 Rechnungen am Tag möglich. Dafür zählt der Server im Arbeitsspeicher mit, wie viele Rechnungen heute von Ihrer IP-Adresse erzeugt wurden (bei IPv6 von deren /64-Netz). Der Zähler wird nirgends gespeichert und um Mitternacht verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, die kostenlose Erstellung für einzelne Rechnungen offen zu halten, ohne dass sie für Massenversand ausgenutzt wird.

Sind Sie auf normapi.com angemeldet, gehen die Angaben über unseren Webserver an die API. Die ersten 10 Rechnungen am Tag erzeugt das Formular dabei ohne API-Schlüssel: Für sie zählt der Server nicht Ihre IP-Adresse, sondern Ihr Konto, unter einem Pseudonym, das unser Webserver mit einem geheimen Schlüssel aus Ihrer E-Mail-Adresse bildet; der Zähler steht nur im Arbeitsspeicher und wird um Mitternacht verworfen. Diese Rechnungen erscheinen nicht in Nutzung und Aufruf-Protokoll und zählen nicht auf Ihr Kontingent. Weitere Rechnungen, und jede mit Ihrem eigenen PDF, erzeugt das Formular auf Ihr Konto, mit einem API-Schlüssel, den der Konto-Bereich dafür beim ersten Mal anlegt (Name „formular-…“, in Ihrer Schlüsselliste sichtbar und dort widerrufbar). Sie zählen auf das Kontingent Ihres Tarifs und erscheinen in Nutzung und Aufruf-Protokoll wie jeder andere API-Aufruf. Der Inhalt der Rechnung wird in keinem Fall gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wählen Sie im Formular Ihr eigenes PDF, liest Ihr Browser die Rechnungsdaten daraus, um das Formular auszufüllen, angemeldet oder nicht. Dafür wird nichts übertragen: Das PDF bleibt auf Ihrem Gerät, bis Sie die E-Rechnung erstellen. Den Programmteil zum Lesen (pdf.js) lädt Ihr Browser dabei von unserem eigenen Server. An unsere Statistik geht nur, wie das Lesen ausging und wie viele Felder es gefüllt hat, nie ein Wert aus dem PDF.

Setzen Sie angemeldet das Häkchen „Ihre Angaben im Konto speichern“, speichern wir die Absenderangaben aus dem Formular in Ihrem Konto: Name, Anschrift, USt-IdNr. und Steuernummer, Registerangaben, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adressen und Bankverbindung, damit sie bei der nächsten Rechnung auf jedem Gerät bereitstehen. Gespeichert wird beim Erstellen einer Rechnung, nie der Empfänger und nie die Rechnung selbst. Nehmen Sie das Häkchen heraus, löschen wir die Angaben; mit dem Konto werden sie ebenfalls gelöscht, und der Export Ihres Kontos enthält sie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Laden Sie im Konto-Bereich unter „Briefkopf“ einen Briefkopf hoch, speichern wir die PDF-Datei, wie Sie sie hochgeladen haben, mit allem, was darauf steht — etwa Logo, Anschrift, Bankverbindung und die Namen Ihrer Vertreter. Dazu speichern wir eine bereinigte Kopie, auf die NormAPI Ihre ZUGFeRD-Rechnungen druckt, und die Ergebnisse der Prüfung der Datei (Fensterform, Ränder, Platzhalter, Hinweise). Beschränken Sie den Briefkopf auf einen Verkäufer, speichern wir dessen USt-IdNr., Steuernummer und Namen, soweit Sie sie angeben. Der Briefkopf bleibt gespeichert, bis Sie ihn oder das Konto löschen; im Konto-Bereich können Sie ihn jederzeit ersetzen oder löschen, und der Export Ihres Kontos enthält ihn mit der Datei. Die Rechnung selbst wird auch dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Playground des Konto-Bereichs gehen die Rechnungsdaten und Dokumente, die Sie dort senden, ebenso über unseren Webserver an die API, aber ohne API-Schlüssel: Sie erscheinen nicht in Nutzung und Aufruf-Protokoll und zählen nicht auf Ihr Kontingent. Die API verarbeitet sie im Arbeitsspeicher und verwirft sie mit der Antwort. Für die 10 Rechnungen am Tag zählt der Server auch hier Ihr Konto unter einem Pseudonym, getrennt von dem des Formulars. Auch dieser Zähler steht nur im Arbeitsspeicher und wird um Mitternacht verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nur wenn Sie „Eingaben in diesem Browser merken“ ankreuzen, speichert Ihr Browser das Formular im Local Storage Ihres Geräts, damit Ihre Angaben beim nächsten Besuch bereitstehen. Diese Daten verlassen Ihr Gerät dabei nicht. Das Entfernen des Häkchens löscht sie. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — die Speicherung ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich.

Klicken Sie nach dem Tageslimit auf „Anmelden und weitermachen“, legt Ihr Browser Ihre Eingaben für den Weg über die Anmeldung im Local Storage ab und löscht sie, sobald das Formular wieder geöffnet wird; nach 24 Stunden werden sie nicht mehr übernommen. Von normapi.de aus gehen die Eingaben dafür einmal an normapi.com, wo das Konto liegt: Unser Server reicht sie nur an Ihren Browser zurück und speichert sie nicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — der Schritt, den Sie mit dem Klick verlangen.

KI-Apps (MCP)

NormAPI lässt sich aus KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Cursor über seinen MCP-Server unter normapi.com/mcp nutzen. Rechnungen, Rechnungsdaten und Regelcodes, die ein Assistent dorthin sendet, werden wie auf dieser Website verarbeitet: im Arbeitsspeicher, danach verworfen; gespeichert wird nichts. Damit die Prüfung für alle kostenlos bleibt, nennt unser Server der Ratenbegrenzung der API die Netzwerkadresse des aufrufenden Dienstes; dort wird sie nur im Arbeitsspeicher gezählt. Laden Sie in ChatGPT eine Datei hoch und lassen sie prüfen oder auslesen, gibt ChatGPT unserem Server einen kurzlebigen Link auf die Datei beim Datei-Host von OpenAI (oaiusercontent.com oder OpenAIs Speicher bei Microsoft Azure, blob.core.windows.net); unser Server lädt sie dort für diese eine Prüfung herunter und behält keine Kopie. Die Kennungen, die ChatGPT jedem Aufruf beifügt (eine anonymisierte Nutzer- und Gesprächs-ID, Sprache und ungefährer Standort), werden weder gespeichert noch verwendet. Rechnungen aus einer KI-App zu erzeugen setzt voraus, dass Sie sie mit Ihrem Konto verbinden; wie der Schlüssel hinter dieser Verbindung aufbewahrt wird, steht unter „Konto“. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO — Durchführung der von Ihnen angeforderten Prüfung oder Erstellung.

Was der Assistent selbst mit Ihrem Gespräch und Ihren Dateien tut, regelt die Datenschutzerklärung seines Anbieters — bei ChatGPT die von OpenAI.

Benachrichtigung bei Regelwerks-Änderungen

Auf Wunsch informieren wir Sie per E-Mail über neue Fassungen des XRechnung-Regelwerks. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Ihre Adresse wird erst gespeichert, nachdem Sie den Bestätigungslink angeklickt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit widerrufen — über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an die oben genannte Adresse.

Die Verteilerliste führen wir selbst, auf unseren Servern in Deutschland (Düsseldorf). Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung — der Nachweis der Einwilligung, den Art. 7 Abs. 1 DSGVO verlangt. Nach einer Abmeldung bleibt Ihre Adresse ausschließlich zu dem Zweck gespeichert, Sie nicht versehentlich erneut anzuschreiben.

Für den Versand nutzen wir Mailjet, einen Dienst der Mailjet SAS, 13-13 bis rue de l'Aubrac, 75012 Paris, Frankreich. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Klick- und Öffnungs-Tracking sind abgeschaltet: Links in unseren E-Mails führen direkt zum Ziel und werden nicht über einen Zwischenserver geleitet.

Konto (Anmeldung und API-Schlüssel)

Für die Nutzung der API bieten wir einen Konto-Bereich an. Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir: Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Anmeldeweg, einmalige Bestätigungs-Token (Gültigkeit 24 Stunden) sowie die von Ihnen angelegten API-Schlüssel — von diesen speichern wir ausschließlich einen kryptographischen Hash, nie den Schlüssel selbst. Ausgenommen sind Schlüssel, die der Konto-Bereich selbst anlegt, um in Ihrem Auftrag Rechnungen zu erzeugen — für das Rechnungsformular und für verbundene KI-Apps (MCP): Diese speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM), weil unser Server sie bei jedem Aufruf braucht. Zur Abrechnung und Missbrauchskontrolle führen wir tagesgenaue Nutzungszähler je Schlüssel (Endpunkt, Statuscode, Anzahl der Aufrufe), und wenn ein Aufruf im Header X-Normapi-Customer einen Kunden Ihrer Software nennt, je Kundenreferenz; dazu die Obergrenzen, die Sie für einzelne Kundenreferenzen setzen. Rechnungsinhalte werden dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Bereitstellung des Kontos und Erfüllung des Nutzungsvertrags. Beantworten Sie im Konto-Bereich die freiwillige Frage, wofür Sie sich angemeldet haben, speichern wir die Antwort, Ihren optionalen Zusatztext, den Zeitpunkt und die Kennung der Sitzung beim Konto und löschen sie mit ihm (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser Interesse, das Angebot am Bedarf auszurichten).

Zusätzlich zu diesen Tageszählern führen wir ein Aufruf-Protokoll, das einzelne Aufrufe festhält — Schlüsselname, Endpunkt, Statuscode, Dauer, Zeitpunkt, eine Request-ID und die Kundenreferenz, falls der Aufruf eine nennt, bei einer Ablehnung außerdem die Codes der verletzten Prüfregeln (etwa BR-DE-18) und die Namen der betroffenen Felder. Es dient der Fehlersuche: eine abgelehnte Anfrage lässt sich damit nachvollziehen, was ein Tageszähler nicht kann. Weder Anfrage- noch Antwortinhalte, weder Feldwerte noch andere Header oder Rechnungsdaten werden darin gespeichert. Einträge werden nach sieben Tagen gelöscht. Vermerkt wird auch, ob ein Aufruf die Wiederholung eines früheren mit demselben Idempotency-Key war; dafür werden SHA-256-Prüfsummen des Schlüssels und der Anfrage 24 Stunden lang aufbewahrt, aus denen sich keins von beiden zurückgewinnen lässt.

Ihr Passwort speichern wir nie selbst, sondern nur einen gesalzenen Hash (scrypt), aus dem es sich nicht zurückgewinnen lässt. Gegen das Erraten von Passwörtern protokollieren wir Anmeldeversuche — E-Mail-Adresse, Erfolg oder Fehlschlag, Zeitpunkt und einen gesalzenen Hash Ihrer IP-Adresse, nicht die Adresse selbst — und löschen die Einträge nach einem Tag. Ein neu gewähltes Passwort gleichen wir mit der Sammlung „Pwned Passwords“ des Dienstes Have I Been Pwned ab, damit kein Passwort aus bekannten Datenlecks zum Einsatz kommt: Unser Server übermittelt dafür nur die ersten fünf Zeichen eines SHA-1-Hashwerts des Passworts und erhält alle Hashwerte mit diesem Anfang zurück; das Passwort selbst, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre IP-Adresse verlassen unseren Server dabei nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO — die sichere Bereitstellung des Kontos und unser Interesse, Konten vor Übernahme zu schützen (vgl. Art. 32 DSGVO).

Die E-Mails zum Bestätigen Ihrer Adresse, zum Festlegen eines neuen Passworts und der Hinweis nach einer Passwortänderung werden über Mailjet versendet, einen Dienst der Mailjet SAS, 13-13 bis rue de l'Aubrac, 75012 Paris, Frankreich. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der einmalige Link verarbeitet. Über denselben Dienst erhalten Sie Hinweise, wenn 80 % und 100 % Ihres Monatskontingents erzeugt sind — mit Ihrer E-Mail-Adresse und den Zahlen Ihres Kontingents; abschalten lassen sie sich in den Konto-Einstellungen. Klick- und Öffnungs-Tracking sind für alle diese E-Mails deaktiviert. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Verarbeitung erfolgt in der EU. Wählen Sie die Anmeldung über GitHub, übermittelt uns GitHub Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA, die in Ihrem GitHub-Profil hinterlegte E-Mail-Adresse; für die Verarbeitung bei GitHub gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Kontodaten speichern wir, bis Sie das Konto löschen. Das können Sie jederzeit selbst tun — im Konto-Bereich unter „Einstellungen“, sofort und ohne Rückfrage; gelöscht werden dabei Schlüssel, Nutzungszähler, Aufruf-Protokoll, Passwort-Hash, Anmeldeversuche, ein hochgeladener Briefkopf und der Kontodatensatz selbst. Dort können Sie Ihre Daten auch als JSON-Datei exportieren (Art. 20 DSGVO). Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt selbstverständlich weiterhin.

Reichweitenmessung

Um zu verstehen, welche Seiten genutzt werden, setzen wir PostHog ein — in einer Betriebsart ohne Cookies. Es werden weder Cookies gesetzt noch Daten im Local Storage oder Session Storage Ihres Geräts gespeichert oder ausgelesen. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich; einen Cookie-Banner gibt es aus demselben Grund nicht.

Verarbeitet werden aufgerufene Seite, Referrer, ungefährer Standort auf Landesebene, Gerätetyp und Browser sowie einige wenige von uns benannte Ereignisse — etwa, dass eine Rechnung geprüft wurde, mit welchem Ergebnis und wie viele Regeln angeschlagen haben. Inhalte Ihrer Rechnung werden dabei nicht übermittelt: weder Feldwerte noch Dateinamen noch Ausschnitte des Dokuments. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Zur Unterscheidung von Besuchen dient ein serverseitig gebildeter Hash-Wert, der täglich wechselt; eine geräteseitige Wiedererkennung über den Tag hinaus findet nicht statt.

Anbieter ist die PostHog, Inc., San Francisco, USA. Die Verarbeitung erfolgt auf der EU-Cloud in Frankfurt am Main; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Rechnungs-Viewer

Die Seiten des Viewers — XRechnung-Viewer, ZUGFeRD-Viewer und „XRechnung in PDF umwandeln“ — laden keine Analyse-Software, setzen keine Cookies und speichern nichts auf Ihrem Gerät. Kommen Sie von einer anderen Seite dieser Website, wird eine dort laufende Reichweitenmessung angehalten, solange Sie auf diesen Seiten sind.

Stattdessen zählt unser Server, wie oft jede dieser Seiten aufgerufen wird und von welcher Website der Aufruf kam. Von der Referrer-Angabe Ihres Browsers wird dafür nur der Name der Website ausgewertet und einer festen Liste zugeordnet, etwa einer Suchmaschine oder einer Website, die auf den Viewer verlinkt. Gespeichert wird allein ein Zähler je Seite, Sprache und Herkunft; Ihre IP-Adresse und Ihr Browser gehen in die Zählung nicht ein. Steht die Website nicht auf der Liste, wird ihr Name im Server-Protokoll vermerkt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse zu erfahren, wie der Viewer gefunden wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies

Der öffentliche Teil dieser Website setzt keine Cookies. Die oben beschriebene Reichweitenmessung arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung auf Ihrem Gerät. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern. Ausschließlich im Konto-Bereich setzen wir technisch notwendige Sitzungs-Cookies für die Anmeldung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Tracking-Cookies gibt es auch dort nicht. Den Local Storage Ihres Browsers nutzt nur das Formular „E-Rechnung erstellen“, und nur auf Ihren Wunsch (siehe „Rechnungserstellung“).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Wenden Sie sich für alle Anliegen an die oben genannte E-Mail-Adresse.